Piaci trend: Virtuális Iroda

Induló- és kisvállalatok pénzügyeit kívánja segíteni az i-Office; október 1-től már egy nemzetközi hálózat részeként

A virtuális iroda szolgáltatás annak az nemzetközi piaci trendnek a része, amely olyan minőségi szolgáltatásokat tesz elérhetővé, amelyeket eddig csak egy szűkebb vállalkozói réteg engedhetett meg magának. Budapest egyik első virtuális irodája, az i-Office, idén kezdte meg működését egy budapesti irodaházban, azzal a céllal, hogy olcsó, de színvonalas megoldásokkal segítse azokat az induló- és kisvállalatokat, akiknek ötletei, üzleti ambíciói sokszor a kezdeti, működési költségek miatt futnak zátonyra. A magyar üzemeltető 2008. október 1-től szerződött a londoni központú, eNetwork virtuális üzleti hálózattal, így ma már 14 országban kínál szolgáltatásokat az Egyesült Államoktól kezdve, Anglián át Ausztriáig.

A magyar induló- és kisvállalatoknak nem könnyű: nemcsak a bonyolult adminisztrációs és adószabályokkal kell megvívniuk, hanem át kell vészelniük a nemzetközi gazdasági  hullámokat, a helyi piacon folytatott verseny és kereslet adta kihívásokat és mindezt úgy, hogy saját pénzügyi kereteiken belül maradjanak. Szerencsére ma már számos olyan gyakorlat létezik, amellyel a költségeket könnyebben kordában lehet tartani. Fejvadász helyett, alkalmazottakat, üzleti partnereket kereshetünk a Linkedinen. Használt irodai felszereléseket szerezhetünk be a Vaterán. Nő az „Open Source” szoftverek száma, ahol nem kell megvásárolnunk a jogdíjat (Open Office). Ezek mellett sokáig sorolhatnánk a Web 2.0 adta marketing lehetőségeket a blogoktól kezdve, social networking site-okon át  a kereső optimalizálásig.

A virtuális iroda is ezen trendek közé sorolható. Jelentése „irodabérlet nélküli iroda”.  Úgy mint a fapados repülőtársaságok esetében, az ügyfél nem érez nagy minőségbeli különbséget, de a szolgáltatást sokszor jóval olcsóbban kapja. Előnye, hogy az ügyfeleknek nem kell állandó helyiséget bérelniük, de használhatják az irodaház címét, leveleiket, üzeneteiket, hívásaikat átirányítva megkapják a saját címükre, e-mailjükre, mobil számukra. Emellett akár napi rendszerességgel részt vehetnek az irodaház életében, igénybe vehetik a nekik fenntartott dolgozó szobákat (hotdesk), a vezeték nélküli Internetet, ügyfeleiket fogadhatják a tárgyalótermekben.

A Magyarországon működő virtuális iroda vagy más néven instant iroda szolgáltatások száma egyelőre nem nagy. A szolgáltatókat két csoportba lehet osztani. Az egyik csoport az aki olyan ügyfeleknek kínál szolgáltatást, akik arculati szempontokat figyelembe véve, azt a látszatot szeretnék fenntartani, hogy egy elegáns, patináns irodaházhoz tartoznak. Itt a szolgáltatóknál magasabb árakat figyelhetünk meg. A másik csoportba, azok a szolgáltatók tartoznak, aki irodakiadással foglalkoznak és emellé még telephely, székhely szolgáltatást is nyújtanak. Ezek a szolgáltatók, azonban sokszor nagyon „személytelenek”, az ügyfelek valóban csak egy címet kapnak ellenszolgáltatásként.

Az i-Office egyik csoportba sem sorolható: az árakat igyekszik a induló- és kisvállalatok által megfizethető szinten tartani, de úgy, hogy közben személyes kapcsolaton alapuló, széles körű szolgáltatást nyújtson, akár csak telephelyre van szükség, de akkor is ha teljes körű irodai szolgáltatást kér az ügyfél (postázás, telefon, fax, titkárnő, szakmai tanácsok), vagy szeretné alkalmanként használni az irodahelyiségeket, tárgyalókat.

Ügyfelei egyrészt olyan vállalkozók, akik otthonukból irányítják a cégüket, mert nincs szükségük vagy pénzük állandó irodahelyiséget bérelni. Másrészt vidéki cégek, akik szeretnének budapesti címmel megjelenni a piacon. A harmadik csoportba tartoznak azok a  külföldi cégek, akik Magyarországon szeretnének befektetni, de még nincs szükségük állandó irodahelyiségre és azok a magyar cégek, akik külföldön szeretnének virtuális irodát, de szintén nem akarnak irodát fenntartani.

Az i-Office külföldi partnere az eNetwork hálózatot alapító brit iroda, 2002. óta nyújt hasonló szolgáltatásokat. A szolgáltatás ott az úgynevezett ’co-working’ koncepción is alapul: ez azt jelenti, hogy a virtuális irodát igénybe vevő dinamikus induló cégek egymással megosztva vehetik igénybe a kortárs designerek által kialakított teret.